Interná smernica

I n t e r n á s m e r n i c a

Malokarpatskej knižnice v Pezinku k vyhláške MK SR č. 421/2003, ktorou sa ustanovujú podrobnosti o spôsobe vedenia odbornej evidencie, vyraďovaní a revízii knižničného fondu v knižniciach

Vyhláška MK SR č. 421/2003 realizuje ustanovenie § 24 zákona č. 183/2000Z.z. o knižniciach.
Interná smernica rieši spôsob vedenia odbornej evidencie knižničného fondu, vyraďovanie a revíziu knižničného fondu v Malokarpatskej knižnici v Pezinku.
Vedenie odbornej evidencie KF, postupy pri vyraďovaní a revízii KF musia zodpovedať príslušným platným zákonom a predpisom.

1. V odbornej evidencii knižničného fondu Malokarpatskej knižnice v Pezinku je zaevidovaný každý knižničný dokument získaný do knižničného fondu bez ohľadu na formu nosiča (tlačený alebo elektronický) alebo formu získania (kúpou, darom, výmenou, náhradou od čitateľov).
   Za vedenie odbornej evidencie zodpovedá útvar knižnično-informačných fondov (knihy, AVD a elektronické dokumenty) a oddelenie regionálnej bibliografie a informácií (periodiká, a to regionálne, pre dospelých, pre deti a odborné knihovnícke časopisy uložené v útvare metodiky a koordinácie).
   Každý knižničný dokument, ktorý bol zaúčtovaný, musí byť najneskôr do jedného mesiaca po zaúčtovaní zaevidovaný v odbornej evidencii (prírastkovom zozname). Periodické dokumenty (časopisy, noviny, zb. zákonov a CD SNB) musia byť zaevidované v pomocnej odbornej evidencii v deň dodania.
   
2. Základnú odbornú evidenciu tvorí:
   a) prírastkový zoznam,
   b) zoznam úbytkov (vyradených dokumentov).
   Prírastkový zoznam aj zoznam úbytkov pre všetky typy dokumentov sa vedie len jeden. Prírastkový zoznam Malokarpatskej knižnice v Pezinku obsahuje tieto identifikačné údaje o knižničnej jednotke:
   p o v i n n é
   a) prírastkové číslo
   b) signatúru
   c) meno a priezvisko autora a názov (podľa pravidiel AACR2)
   d) vydavateľské údaje–miesto vydania, vydavateľ, rok vydania (podľa prav. AACR2)
   e) dátum zápisu – v elektronickej forme sa generuje automaticky
   f) poznámku o vyradení
   g) cenu: pri zakúpených obstarávacia cena, pri získaných darom sa určí odhadom
   n e p o v i n n é
   h) tematické triedenie u kníh (K – krásna literatúra pre dospelých, N – náučná pre dospelých, M – krásna pre deti, MN – náučná pre deti)
   i) ISBN medzinárodné štandardné č. knihy, ISSN medzinárodné štandardné č. seriálu u viazaných periodík, ISMN medzinárodné štandardné č. hudobnín
   j) spôsob nadobudnutia (R – kúpa z rozpočtu, D – dar, V – výmena, N – náhrada).
   Každý dokument musí mať samostatné prírastkové číslo. Samostatná príloha má identické prírastkové číslo s dokumentom a je označená vlastníckymi údajmi (prír. č., sign., čiarový kód...). Rovnaký postup je pri tlačených prílohách aj pri iných médiách ako pôvodný dokument, napr. kniha a CD ROM.
   
3. Všetky dokumenty Malokarpatskej knižnice v Pezinku (knihy, zviazané ročníky periodík, AVD a elektronické) sa vedú v jednom prírastkovom zozname. Za vedenie prírastkového zoznamu zodpovedá útvar knižnično-informačných fondov.
   Prírastkový zoznam má formu:
   - do roku 2001 predtlačená kniha prírastkov /prírastkový zoznam/, ktorý vydáva ŠEVT
   - od r. 2002 prírastkový zoznam ako tlačený výstup z počítača programu Rapid Library.
   Predtlačený prírastkový zoznam musí byť vopred ostránkovaný a na titulnej strane obsahuje údaje: koľko strán a prírastkových čísel zoznam obsahuje, dátum, pečiatka a podpis štatutárneho zástupcu /riaditeľa/ knižnice.
   Prírastkový zoznam ako výstup z počítača na voľných listoch musí zachovať kontinuitu prírastkových čísel a strán. V dvojročných intervaloch musí byť prírastkový zoznam zviazaný a na prvej strane musí obsahovať údaje: o počte listov, počte prírastkových čísel, dátum odkedy dokedy sa záznamy vykonávali, dátum, pečiatka a podpis štatutárneho zástupcu /riaditeľa/ knižnice.
   Malokarpatská knižnica vedie zoznam prírastkových zoznamov. Každý prírastkový zoznam sa po zviazaní a autorizovaní zaeviduje v zozname prírastkových zoznamov.
4. Zoznam úbytkov Malokarpatskej knižnice v Pezinku obsahuje tieto identifikačné údaje o vyradenej knižničnej jednotke:
   a) poradové číslo,
   b) prírastkové číslo,
   c) signatúru,
   d) meno a priezvisko autora a názov,
   e) dátum zápisu,
   f) dôvod vyradenia s odkazom na doklad o vyradení
   g) cenu.
   
V zozname úbytkov sa uvádzajú údaje v takej podobe ako v prírastkovom zozname /b – d/.
e) dátum zápisu: uvedie sa dátum, v ktorom sa zápis vykonáva, súčasne sa do poznámky v prírastkovom zozname zaznačí dátum odpisu a poradové č. zo zoznamu úbytkov,
f) dôvod vyradenia: uvedie sa dôvod vyradenia. Pre dôvod vyradenia sa použijú kódy /skratky/: Z – zastaralá, S – stratená, P – poškodená, D– duplikát. Tieto kódy musia byť súčasťou zoznamu úbytkov,
g) cena: do zoznamu úbytkov sa uvádza rovnaká cena ako v prírastkovom zozname.

5. Pri hromadnom vyraďovaní dokumentov sa v zozname úbytkov uvedie iba rozpätie poradových čísiel s odkazom na samostatne spracovaný zoznam vyradených knižničných jednotiek. Tento zoznam obsahuje údaje zhodné s údajmi v zozname úbytkov. Jedno vyhotovenie takéhoto zoznamu s presným vyznačením poradových čísiel tvorí neoddeliteľnú súčasť zoznamu úbytkov.
   
6. Zoznam úbytkov sa vedie tak, aby sa zabezpečila nezameniteľnosť jednotlivých záznamov. Vyradenie dokumentu sa poznačí v prírastkovom zozname s uvedením poradového čísla zo zoznamu úbytkov.
   Zoznam úbytkov má formu:
   - predtlačenej knihy, ktorú vydáva ŠEVT,
   - tlačeného výstupu z počítača programu Rapid Library.
   V predtlačenej knihe úbytkov musia byť listy vopred ostránkované a na titulnej strane uvedený počet strán a úbytkových /poradových/ čísiel. Súčasťou záznamu je aj dátum, pečiatka a podpis štatutárneho zástupcu /riaditeľa/ knižnice. Po zakončení zoznamu úbytkov sa uvedie dátum posledného zápisu a posledné poradové číslo. Ak hromadne vyraďujeme, zoznam vyradených kníh je neoddeliteľnou súčasťou úbytkového zoznamu a musí byť autorizovaný.
   Zoznam úbytkov v elektronickej forme musí byť v polročných intervaloch vytlačený. Ak je na voľných listoch, musí byť zabezpečená kontinuita strán a poradových /úbytkových/ čísiel. Zoznam úbytkov musí byť zviazaný po ukončení každej 50-tej strany, na titulnej strane musí byť uvedený záznam o počte listov, počte poradových čísiel, dátum odkedy dokedy sa záznamy zapisovali, dátum, pečiatka a podpis štatutárneho zástupcu /riaditeľa/ knižnice.
   
7. Prírastkový zoznam a zoznam úbytkov sú neoddeliteľnou súčasťou knižničného fondu Malokarpatskej knižnice v Pezinku. Musia sa uchovávať počas celej existencie knižnice. Uložené sú v plechovej skrini a chránené proti požiarom a poškodeniu. Za ich odborné vedenie, aktualizáciu a uchovávanie zodpovedá vedúca útvaru knižnično-informačných fondov. Patria medzi dôležité majetkovoprávne dokumenty knižnice.
   
8. Podkladom pre základnú odbornú evidenciu knižničnej jednotky je
   a) nadobúdací doklad, a to:
   - faktúra za dokumenty pri kúpe,
   - dodací list,
   - darovacia zmluva,
   - doklad o prevode.
   Do prírastkového zoznamu uvádzame ceny zhodné so sumou uvedenou na týchto dokladoch. Pri darovaných dokumentoch uvedieme cenu odhadom. Nadobúdacie doklady archivujeme podľa registratúrneho poriadku v zmysle ustanovení zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach. Za ich evidenciu a uchovávanie zodpovedá vedúca útvaru ekonomicko-prevádzkovej činnosti.
   b) doklad o vyradení,
   takýmto dokladom je príloha protokolu vyraďovacej komisie, v ktorej sú uvedené knižničné jednotky vyradené z fondu. Vyraďovací protokol a prílohy k nemu archivujeme podľa registratúrneho poriadku. Príl. č. 3: Vzor protokolu.
   c) doklad o revízii,
   za takýto doklad považujeme zápisnicu o revízii a jej prílohy. Príl. č. 4: Vzor zápisnice.
   
9. Pomocná odborná evidencia
   a) evidencia periodík – vedie sa na predtlačených tlačivách ŠEVTu. Obsahuje:
   - názov, podnázov, ročník, rok, periodicitu, ISSN (medzin.štandardné č. časopisu),
   - údaje o dodávateľovi a úhrade,
   - vyznačenie dodaných čísiel periodika,
   b) evidencia zbierky zákonov
   c) evidencia CD ROM SNB
   Za presnú evidenciu dodaných čísiel periodík zodpovedá oddelenie regionálnej bibliografie a informácií. Za urgenciu nedodaných čísiel periodík okrem regionálnych zodpovedá vedúca oddelenia spoločensko-vednej literatúry. Za urgenciu nedodaných čiastok Zb. zákonov zodpovedá vedúca útvaru ekonomicko-prevádzkovej činnosti. Pomocnú evidenciu nie je potrebné trvalo archivovať.
   
10. Vyraďovanie knižničných jednotiek
    Predmetom vyraďovania je knižničná jednotka, ktorá:
    a) je multiplikátom, alebo duplikátom, alebo je z obsahovej a vecnej stránky zastaraná
    - ak pre uspokojovanie čitateľov knižnice postačuje jeden alebo dva exempláre, môžeme ostatné vyradiť ako nadbytočné, dôvod vyradenia M,
    - odborná a vedecká literatúra veľmi rýchlo obsahovo a vecne zastaráva, preto je potrebná jej pravidelná aktualizácia, dôvod vyradenia Z,
    b) je poškodená fyzicky a nie je možné ju zreštaurovať, dôvod vyradenia P,
    c) je stratená - za stratenú sa pokladá knižničná jednotka, ktorú sa ani po vyčerpaní všetkých možností nepodarilo nájsť, resp. získať od čitateľa, dôvod vyradenia S.
    Návrh na vyradenie knižničných jednotiek vypracuje vyraďovacia komisia, ktorá je najmenej trojčlenná a vymenúva ju riaditeľ knižnice. Členovia komisie podpíšu návrh na vyradenie dokumentov.
    Vyradená knižničná jednotka sa odpisuje záznamom v zozname úbytkov a prírastkovom zozname. Vyradené dokumenty sa ponúknu prednostne Slovenskej národnej knižnici v Martine a Univerzitnej knižnici v Bratislave v zmysle § 12 ods. 2, písm. V zákona č. 183/2000 Z.z., okrem kn.j. vyradených z dôvodu S a P. Ak tieto knižnice neprejavia do 15 dní záujem, postupuje sa podľa VZN č. 1/2002 Bratislavského samosprávneho kraja. Zoznam kníh sa ponúkne iným knižniciam alebo zariadeniam (knižniciam, školám, zdravotníckym a sociálnym zariadeniam...) v kraji aj mimo neho darom alebo bezodplatným prevodom. Zoznam možno zverejniť aj na internetovej stránke knižnice a Úradu BSK. Ak uvedené inštitúcie do 15 dní od zaslania ponuky alebo zverejnenia na internete neprejavia záujem, knižnica ponúkne vyradené kn. j. na odpredaj, napr. formou burzy kníh.
    
11. Revízia knižničného fondu
    Cieľom revízie knižničného fondu je fyzické porovnanie skutočného počtu knižničných jednotiek fondu knižnice s evidovaným počtom knižničných jednotiek. V Malokarpatskej knižnici v Pezinku sa vykonáva úplná revízia knižničného fondu v zmysle § 13 zákona č. 183/2000 Z.z.:
    - pravidelná revízia:
    - každých 10 rokov, ak fond prekročí hranicu 100 000 kn.j.
    - každých 5 rokov do 100 000 kn.j
    - mimoriadna revízia pri mimoriadnych udalostiach (sťahovanie, výmena riaditeľa...).
    Pri revízii sa postupuje podľa vopred vypracovaného plánu revízie a jej organizačného a personálneho zabezpečenia, ktorý vypracuje útvar knižnično-informačných fondov a schvaľuje riaditeľ knižnice. Riaditeľ knižnice vymenuje revíznu komisiu a jej predsedu, ktorý zodpovedá za organizáciu a priebeh revízie. Na revízii sa zúčastňujú všetci pracovníci knižnice v rámci svojich možností a kompetencií.
    Podkladom pre revíziu knižničného fondu je prírastkový zoznam a evidencia výpožičiek. prípadne ďalšie pomocné evidencie. Pri elektronickej forme revízie sa využívajú odborné evidencie v elektronickej forme, resp. výstupy z počítača.
    O výsledku revízie sa vyhotovuje zápisnica, ktorú podpisujú všetci členovia revíznej komisie. Zápisnica obsahuje
    a) záznam o časovom úseku vykonania revízie, dátum začatia a ukončenia revízie,
    b) mená a priezviská členov revíznej komisie,
    c) spôsob vykonania revízie – pravidelná alebo mimoriadna,
    d) rozsah revízie, počet revidovaných knižničných jednotiek,
    e) zistené skutočnosti – rozdiel medzi skutočným stavom fondu a evidovaným počtom kn. jednotiek. V zápisnici sa uvedie počet nezvestných dokumentov. Za nezvestný dokument sa pokladá dokument, ktorý je v prírastkovom zozname zaevidovaný a v čase revízie nie je prítomný v knižnici ani v pomocných evidenciách, napr. evidencii výpožičiek. Zoznam nezvestných dokumentov je nevyhnutnou súčasťou zápisnice. Po vypracovaní zoznamu nezvestných dokumentov nasleduje ich dohľadávanie, ktoré môže trvať do nasledujúcej revízie. Ak sa v rozpätí dvoch revízií tieto dokumenty nepodarí zistiť, revízna komisia ich navrhne na vyradenie,
    f) návrh na odstránenie nedostatkov zistených revíziou a príloha so zoznamom kn. j. navrhnutých na vyradenie – návrh obsahuje podrobnú analýzu stavu uchovávania a ochrany fondu v knižnici, správnosti vedenia odborných evidencií, zodpovedné osoby a termíny na odstránenie nedostatkov, vrátane termínu na dohľadávanie nezvestných dokumentov,
    g) príloha – zoznam dokumentov navrhnutých na vyradenie s uvedením potrebných identifikačných údajov a dôvodu vyradenia.
    Zápisnica je pre riaditeľa knižnice podkladom k prijatiu potrebných opatrení pre nápravu zistených nedostatkov. Zoznam knižničných jednotiek navrhnutých na vyradenie riaditeľ predkladá na odsúhlasenie zriaďovateľovi Bratislavskému samosprávnemu kraju.
    Po vyjadrení BSK vydá súhlas k vyradeniu navrhnutých knižničných jednotiek
    Malokarpatská knižnica v Pezinku má voľný prístup čitateľov ku knižničným fondom. V tomto prípade zamestnanci nepodpisujú osobnú zodpovednosť za straty na knižničnom fonde. Postih za vzniknuté škody je vyvodený pri porušení pracovnej disciplíny v zmysle Zákonníka práce a Pracovného poriadku Malokarpatskej knižnice v Pezinku.
    
12. Ú č i n n o s ť
    Táto interná smernica nadobúda účinnosť dňom 1.1.2004.
    Vypracovala: Mgr. Anna Gašparovičová,
    riaditeľka knižnice